Navodila za pokrivanje stroškov režije

Navodila za pokrivanje skupnih stroškov UL FE (Sprejeta na seji Upravnega odbora UL FE)

 

1. Namen navodil

Ta navodila so dopolnilo k Pravilom o organizaciji in delovanju Fakultete za elektrotehniko Univerze v Ljubljani. Opredeljujejo oblikovanje in porabo sredstev za pokrivanje skupnih stroškov Fakultete za elektrotehniko Univerze v Ljubljani (UL FE) iz znanstveno-raziskovalne, razvojne in strokovne dejavnosti UL FE, zagotavljanje lastne udeležbe na projektih, ki to zahtevajo, ter za pokrivanje neupravičenih stroškov, ki nastanejo kot neizogibna posledica izvajanja projektov.

Navodila so namenjena predstojnikom laboratorijev, nosilcem projektov in strokovnim službam UL FE.

1.1 Vrste stroškov

Stroški so razčlenjeni na neposredne stroške in posredne stroške.

Neposredni stroški so tisti stroški, ki jih lahko takoj, ko nastanejo, razporedimo na stroškovni nosilec (projekt), ki jih je povzročil. Neposredne stroške tako na primer predstavljajo stroški dela, materiala (materialnih in nematerialnih stroškov), storitev in amortizacije, ki so neposredno povezani z izvajanjem projekta.

Posredni stroški so tisti stroški, ki jih je povzročilo več stroškovnih nosilcev (projektov) in jih ni mogoče neposredno razporediti na posamezni stroškovni nosilec. Posredni stroški s stališča projekta kot stroškovnega nosilca so na primer stroški uporabe prostora in stroški dela strokovnih služb (tudi materiala, storitev in amortizacije opreme za njihovo delovanje), ki nastajajo kot posledica izvajanja projekta.

Lastna udeležba so sredstva za pokrivanje pripadajočega deleža stroškov, kadar sofinancer ne pokrije vseh upravičenih stroškov.

Neupravičeni stroški so stroški, ki jih financer ne povrne, a nastanejo kot neizbežna posledica izvajanja projektov.

Skupni stroški UL FE so tisti stroški, ki nastanejo na splošnih in začasnih stroškovnih mestih UL FE in se kot posredni stroški razporedijo na temeljna stroškovna mesta (laboratorije) oziroma stroškovne nosilce (projekte).

1.2 Temeljno načelo

Temeljno načelo pri zagotavljanju sredstev za pokrivanje skupnih stroškov UL FE in za zagotavljanje lastne udeležbe je spoštovanje pogojev financiranja, kot jih urejajo zakonodaja, financer, razpisna, pogodbena in/ali druga relevantna dokumentacija.

 

2. Vrste projektov

2.1 Nacionalni programi in projekti

V to skupino uvrščamo projekte, ki so financirani iz Proračuna Republike Slovenije.

2.1.1 Raziskovalni programi in projekti iz pozivov in razpisov ARRS

Podlago za oblikovanje sredstev za pokrivanje skupnih stroškov UL FE raziskovalnih programov in projektov Javne agencije za raziskovalno dejavnost Republike Slovenije (ARRS) daje 33. člen Uredbe o normativih in standardih za določanje sredstev za izvajanje raziskovalne dejavnosti financirane iz Proračuna Republike Slovenije Uredbo o spremembah in dopolnitvah Uredbe o normativih in standardih za določanje sredstev za izvajanje raziskovalne dejavnosti, financirane iz Proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 56/12 in 15/14).

2.1.2 Infrastrukturni programi
Infrastrukturni programi se obravnavajo enako kot raziskovalni programi ARRS.

2.1.3 Ciljni raziskovalni programi (CRP)
Projekti iz Ciljnih raziskovalnih programov (CRP) se obravnavajo enako kot raziskovalni projekti ARRS.

2.1.4 Mladi raziskovalci iz pozivov ARRS

Podlago za določanje sredstev za pokrivanje skupnih stroškov UL FE daje 24. člen Uredbe o normativih in standardih za določanje sredstev za izvajanje raziskovalne dejavnosti financirane iz Proračuna Republike Slovenije Uredbo o spremembah in dopolnitvah Uredbe o normativih in standardih za določanje sredstev za izvajanje raziskovalne dejavnosti, financirane iz Proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 56/12 in 15/14).

2.1.5 Bilateralni projekti

Bilateralni projekti so mednarodni projekti iz razpisov ARRS na podlagi sporazuma RS s sodelujočo državo. Upravičeni stroški so neposredni stroški, običajno potni stroški in stroški bivanja. Financer jih povrne na podlagi dokazil.

 

2.2 Projekti, sofinancirani iz evropskih sredstev

2.2.1 Projekti 7. okvirnega programa Evropske skupnosti (FP7)

2.2.1.1 Projekti IP, STREP

 »RTD« aktivnosti:

Uporablja se »60 % flat transition rate«, torej se priznava 60 % posrednih stroškov na 100 % upravičenih neposrednih stroškov brez stroškov podizvajalcev.

EC povrne 75 % priznanih posrednih stroškov in 75 % upravičenih neposrednih stroškov.

Potrebno je zagotoviti 25 % sredstev za pokrivanje lastne udeležbe pri upravičenih neposrednih stroških ter sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

»MANAGEMENT« aktivnosti:

Uporablja se »60 % flat transition rate«, torej se priznava 60 % posrednih stroškov na 100 % upravičenih neposrednih stroškov brez stroškov podizvajalcev.

EC povrne 100 % priznanih posrednih stroškov in 100 % upravičenih neposrednih stroškov.

Potrebno je zagotoviti sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

»DEMONSTRATION« aktivnosti:

Uporablja se »60 % flat transition rate«, torej se priznava 60 % posrednih stroškov na 100 % upravičenih neposrednih stroškov brez stroškov podizvajalcev.

EC povrne 50 % priznanih posrednih stroškov in 50 % upravičenih neposrednih stroškov.

Potrebno je zagotoviti 50 % sredstev za pokrivanje lastne udeležbe pri upravičenih neposrednih stroških ter sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

»OTHER« aktivnosti:

Uporablja se »60 % flat transition rate«, torej se priznava 60 % posrednih stroškov na 100 % upravičenih neposrednih stroškov brez stroškov podizvajalcev.

EC povrne 100 % priznanih posrednih stroškov in 100 % upravičenih neposrednih stroškov.

Potrebno je zagotoviti sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

2.2.1.2 Projekti CSA

Uporablja se »7 % flat rate«, torej se priznava 7 % posrednih stroškov na 100 % upravičenih neposrednih stroškov brez stroškov podizvajalcev.

EC povrne 100 % upravičenih neposrednih stroškov in 100% priznanih posrednih stroškov

Potrebno je zagotoviti sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

2.2.1.3 Projekti Marie Curie

Uporablja se »10% flat rate«, torej se priznava 10 % posrednih stroškov na 100 % upravičenih neposrednih stroškov brez stroškov podizvajalcev.

EC povrne 100 % priznanih posrednih stroškov in 100 % upravičenih neposrednih stroškov.

Potrebno je zagotoviti sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

2.2.2 Projekti okvirnih programov Obzorje 2020

Uporablja se »25 % flat rate«, torej se priznava 25% posrednih stroškov na 100 % upravičenih neposrednih stroškov brez stroškov podizvajalcev.

EC povrne 100 % priznanih posrednih stroškov in 100 % upravičenih neposrednih stroškov.

Potrebno je zagotoviti sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

2.2.3 Projekti CIP

Priznavajo se posredni stroški v višini 30 % stroškov osebja.

EC povrne 50 % vseh upravičenih neposrednih stroškov in 50 % priznanih posrednih stroškov. Potrebno je zagotoviti 50 % sredstev za pokrivanje lastne udeležbe pri upravičenih neposrednih stroških ter sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

2.2.4 Projekti EMRP

Uporablja se »60 % flat transition rate«, torej se priznava 60 % posrednih stroškov na 100 % upravičenih neposrednih stroškov brez stroškov podizvajalcev.

EURAMET povrne do 46 % priznanih posrednih stroškov in do 46 % upravičenih neposrednih stroškov, manjkajoči del naj bi pridobili iz proračunskih sredstev.

Potrebno je zagotoviti sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

2.2.5 Projekti TEMPUS

Priznavajo se posredni stroški v višini do 7 % od vseh upravičenih neposrednih stroškov.

EC povrne do 95 % vseh upravičenih neposrednih stroškov in do 95 % priznanih posrednih stroškov.

Potrebno je zagotoviti sredstva za lastno udeležbo pri neposrednih stroških projekta ter sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

2.2.6 Projekti Leonardo da Vinci

Priznavajo se posredni stroški v višini 7 % na 100 % upravičenih neposrednih stroškov.

EC povrne 75 % priznanih posrednih stroškov in 75 % upravičenih neposrednih stroškov.

Potrebno je zagotoviti najmanj 25 % sredstev za pokrivanje lastne udeležbe pri upravičenih neposrednih stroških ter sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

2.2.7 Projekti, financirani iz Evropskega sklada za regionalni razvoj (ESRR)

Pri projektih iz Evropskih skladov za regionalni razvoj (ESRR), kamor sodijo tudi CO, KC, projekti programa ALPINE SPACE, SEE, INTERREG, sofinancer povrne stroške na podlagi pravil.

2.2.7.1 Centri odličnosti (CO)

Centri odličnosti (CO) so samostojni pravni subjekti, v katerih UL FE sodeluje kot soustanoviteljica ter preko svojih zaposlenih, ki so dopolnilno vključeni v dejavnost CO.

2.2.7.2 Kompetenčni centri (KC)

Kompetenčni centri (KC) so opredeljeni kot razvojno-raziskovalni centri, ki jih vodijo industrijski partnerji ter povezujejo partnerje iz gospodarstva in javnega raziskovalnega sektorja. UL FE sodeluje v KC kot partner iz javnega raziskovalnega sektorja.

Sofinancer povrne do 70 % upravičenih neposrednih stroškov in do 70 % pavšalnih stroškov (pavšalni stroški znašajo 20% na upravičene neposredne stroške).

Sodelujoči partner (nosilec projekta na UL FE) mora zagotoviti sredstva za pokrivanje preostalih stroškov, to je najmanj 30 % sredstev za zagotavljanje lastne udeležbe pri upravičenih neposrednih stroških ter sredstva za pokrivanje neupravičenih stroškov.

2.2.8 Projekti, financirani iz Evropskega socialnega sklada (ESS)

Pri projektih iz Evropskih socialnih skladov (ESS), kamor sodita tudi Kakovost visokega šolstva (KUL) in Internacionalizacija slovenskega visokega šolstva (INTERNACIONALIZACIJA), sofinancer povrne stroške v skladu z opredeljenimi upravičenimi stroški za izvedbo projekta v sprejetem finančnem načrtu.

2.2.9 IPA projekti

Pri projektih programa IPA sofinancer povrne stroške na podlagi potrjene metodologije in dokazil.

2.2.10 COST projekti

Pri projektih programa COST gre za mreženje raziskovalcev določenega raziskovalnega področja, ki poteka z udeleževanjem različnih dogodkov v organizaciji ali so-organizaciji institucije, ki koordinira projekt. Prek koordinatorja projekta se financirajo predvsem stroški poti in organizacije dogodkov. Posredni stroški v višini do 15% upravičenih neposrednih stroškov so namenjeni koordinatorju za finančno-administrativno in znanstveno vodenje projekta. Točen delež teh stroškov je določen za vsako leto izvajanja projekta posebej.

 

2.3 Mladi raziskovalci iz gospodarstva iz razpisov TIA

Osnova za pokrivanje skupnih stroškov UL FE, ki nastanejo kot posledica usposabljanja mladih raziskovalcev iz gospodarstva, so razpisni pogoji in Pogodba o sofinanciranju MR in Pogodba o sodelovanju pri izvedbi programa raziskovalnega dela MR.

Delež sredstev za materialne stroške mladega raziskovalca iz gospodarstva, ki ga od TIE (generacija 2008) oz. od podjetja (generacija 2009 in 2010) je v sorazmerju z delovnim časom, ki ga po pogodbi mladi raziskovalec opravlja na Fakulteti.

 

2.4 Tržni projekti

Med tržno dejavnost štejemo predvsem projekte, ki jih UL FE izvaja na podlagi pogodb z naročniki, bodisi da gre za domačega naročnika ali naročnika iz tujine (fizična oseba, gospodarski subjekt, javni ali zasebni zavod, ministrstvo).

Med tržne projekte štejemo tudi projekte, pri katerih UL FE sodeluje kot partner ali podizvajalec (podpogodbenik) na projektih iz razpisov, vendar UL FE ni podpisnik pogodbe s financerjem. (V tem primeru je napram fakulteti naročnik podjetje, ki je podpisnik pogodbe s financerjem.)

 

2.5 Organiziranje srečanj

Srečanja, ki jih organizira UL FE, se finančno obravnavajo enako kot tržni projekti. Dosedanja praksa kaže, da tovrstna srečanja potekajo ali na Fakulteti ali izven nje.

V primerih, ko je srečanje sofinancirano tudi iz drugih virov (agencije, ministrstva, .... ), se delež sredstev sofinanciranja porablja namensko v skladu z razpisnimi pogoji in pogodbo o sofinanciranju.

 

3. Pokrivanje skupnih stroškov UL FE

3.1 Nacionalni programi in projekti

3.1.1 Raziskovalni programi in projekti iz pozivov in razpisov ARRS

• 15 % sredstev, namenjenih za materialne stroške programa ali projekta, se uporabi za pokrivanje skupnih stroškov UL FE,
• 15 % sredstev, namenjenih za amortizacijo programa ali projekta, se uporabi za pokrivanje skupnih stroškov UL FE.

3.1.2 Ciljni raziskovalni programi (CRP)

Projekti CRP se obravnavajo enako kot raziskovalni projekti ARRS.

3.1.3 Infrastrukturni programi

Fakulteta ne uporablja sredstev, namenjenih za materialne stroške in stroškov amortizacije infrastrukturnih programov, za pokrivanje skupnih stroškov UL FE.  V 5. točki 33. člena Uredbe o normativih in standardih za določanje sredstev za izvajanje raziskovalne dejavnosti financirane iz Proračuna Republike Slovenije Uredbe o spremembah in dopolnitvah Uredbe o normativih in standardih za določanje sredstev za izvajanje raziskovalne dejavnosti, financirane iz Proračuna Republike Slovenije (Uradni list RS, št. 56/12 in 15/14) pokrivanje skupnih stroškov RO ni predvideno.

3.1.4 Mladi raziskovalci iz pozivov ARRS

Fakulteta ne uporablja sredstev, namenjenih za materialne stroške pri usposabljanju mladih raziskovalcev, za pokrivanje skupnih stroškov UL FE.

3.1.5 Bilateralni projekti

Posredni stroški niso upravičeni, zato se skupni stroški UL FE ne obračunavajo.

 (Opomba: to skupaj znaša ≈ 8 % pogodbene vrednosti projekta cenovnega razreda C).

3.1.6 Druge oblike financiranja ARRS

Pri drugih oblikah (so) financiranja ARRS se za pokrivanje skupnih stroškov UL FE nameni 8 % pogodbene vrednosti, če ni z razpisno ali pogodbeno dokumentacijo določeno drugače.

Delijo se po ključu:

• 8 % priliva se nameni za pokrivanje skupnih stroškov UL FE,
• 8,67 % priliva se nameni za pokrivanje materialnih stroškov KC.

 

3.2 Projekti,  sofinancirani iz evropskih sredstev

3.2.1 Projekti programa FP7- IP, STREP

Za pokrivanje skupnih stroškov UL FE se nameni 37.5 % priliva.

3.2.2 Projekti programa CIP

Za pokrivanje skupnih stroškov UL FE se nameni 30 % stroškov osebja.

3.2.3 Projekti EMRP

Za pokrivanje skupnih stroškov UL FE se nameni 37.5 % priliva.

Projekti IP, STREP: 8 % neto pogodbene vrednosti (to je od zneska EC contribution, zmanjšanega za neto Subcontracting).
Projekti CSA: 6,542 % neto pogodbene vrednosti, kar znaša 7 % upravičenih neposrednih stroškov.

3.2.4 Projekti programov TEMPUS in Leonardo da Vinci

Za pokrivanje skupnih stroškov UL FE se nameni % priliva glede na pravila (so)financerja.

3.2.5 Projekti programa Obzorje 2020

Za pokrivanje skupnih stroškov UL FE se nameni 20 % priliva.Projekti TEMPUS: 6,77 % neto pogodbene vrednosti, kar znaša 7 % upravičenih neposrednih stroškov.

Projekti Leonardo da Vinci: 6,54 % neto pogodbene vrednosti, kar znaša 7 % upravičenih neposrednih stroškov.

3.2.6        ESRR

Za pokrivanje skupnih stroškov UL FE se nameni  % priliva glede na pravila (so)financerja. 

3.2.6.1 Kompetenčni centri (KC)

Za pokrivanje materialnih ter skupnih stroškov UL FE se nameni 16,67 % priliva..

3.2.7 ESS

Tako za KUL kot za INTERNACIONALIZACIJO velja, da se obračuna pavšal v višini 15% neposrednih stroškov, ki se v celoti nameni za kritje skupnih stroškov UL FE.

V osnovo za izračun pavšala se upošteva vsota naslednjih upravičenih stroškov: stroški plač in povračil v zvezi z delom, stroški informiranja in obveščanja javnosti ter stroški zunanjih storitev (od teh le tisti del, ki se nanaša na delo (avtorske, podjemne pogodbe, študentsko delo) in pripadajoči del DDV.

3.2.8 IPA projekti

Za pokrivanje skupnih stroškov UL FE se nameni % priliva glede na pravila (so)financerja.

3.2.9 COST projekti

Pri COST projektu, kjer UL FE nastopa kot partner, posredni stroški niso upravičeni, zato se skupni stroški FE ne obračunavajo.

Pri koordinatorskem projektu se za pokrivanje skupnih stroškov UL FE nameni do 13 % priliva (to je 15 % neposrednih stroškov v primeru maksimalne stopnje FSAC - Financial & Scientific Administration and Coordination).

Delijo se po ključu:

• 8 % neto nakazila sofinancerja za pokrivanje skupnih stroškov UL FE,
• preostanek za pokrivanje stroškov amortizacije laboratorija, lastne udeležbe ali neupravičenih stroškov.

 

3.3 Mladi raziskovalci iz gospodarstva

Generacija 2008: skupni stroški UL FE se ne obračunavajo.
Generacija 2009 in 2010: 20% neto pogodbenega zneska, od tega:

• 8 % neto pogodbenega zneska, ki ga prejme UL FE, se nameni za pokrivanje skupnih stroškov UL FE,
• 12 % neto pogodbenega zneska, ki ga prejme UL FE, se nameni za pokrivanje stroškov amortizacije opreme laboratorija ali za lastno udeležbo.

 

3.4 Tržni projekti

3.4.1 Pokrivanje posrednih stroškov iz tržnih projektov

Posredni stroški na tržnih projektih se obračunavajo v višini 20 % od neto pogodbenega zneska.

• 8 % neto pogodbenega zneska za pokrivanje skupnih stroškov UL FE,
• 12 % neto pogodbenega zneska za pokrivanje stroškov amortizacije laboratorija ali lastne udeležbe.

3.4.2 Izvzetje posrednih stroškov iz sredstev tržnih projektov, namenjenih nakupu opreme

Sredstva iz prihodkov tržnih projektov, prejetih v tekočem poslovnem letu, so izvzeta iz obremenitve s posrednimi stroški, če se namenijo za nakup opreme (dodatno oblikovanje amortizacije na tržni nalogi za nakup določene opreme), pri čemer mora vrednost posameznega nakupa opreme (vključno z DDV) presegati 1.000,00 EUR.

 

3.5 Organiziranje srečanj

3.5.1 Organiziranje srečanj na fakulteti

Posredni stroški se obračunavajo v višini 20 % od neto pogodbenega zneska.

Delijo se po ključu:

• 8 % neto priliva UL FE se nameni za pokrivanje skupnih stroškov UL FE.
• 12 % neto priliva UL FE se nameni za pokrivanje stroškov amortizacije laboratorija ali za lastno udeležbo.

Uporaba skupnih prostorov za izvedbo srečanja se obračunava po veljavnem ceniku FE.

3.5.2 Organiziranje srečanj izven fakultete

Posredni stroški se obračunavajo v višini 20 % od neto pogodbenega zneska.

 

3.6 Donacije

Za prejete donacije se režija ne obračunava.

 

3.7 Javni sklad RS za razvoj kadrov in štipendiranje

Za prejete štipendije in sredstva za izobraževanje tujih znanstvenikov se režija ne obračunava. 

 

3.8 Sprememba režije

V primeru drugačnih pogojev financiranja, ki jih opredeljuje razpisna, pogodbena in/ali druga relevantna dokumentacija, je možno režijo spremeniti. Pisno vlogo s podrobno utemeljitvijo in spremljajočo dokumentacijo je treba nasloviti na Upravni odbor UL FE.

 

3.9 Upoštevanje posrednih stroškov v finančnem načrtu projekta

V primerih, ko financer prizna in povrne posredne stroške, a jih predlagatelj projekta ne predvidi v finančnem načrtu ter jih zato kasneje ne more uveljavljati, mora predlagatelj/izvajalec projekta sredstva za pokrivanje skupnih stroškov UL FE v višini do 8 % priliva zagotoviti iz drugih virov (% priliva, ki se ga nameni za pokrivanje skupnih stroškov UL FE,  je določen glede na pravila (so)financerja).

 

3.10 Druga oblika kritja posrednih stroškov UL FE

Pokrivanje skupnih stroškov UL FE je možno tudi z delno vključitvijo stroškov zaposlenih v skupnih službah v okviru projekta- delna zaposlitev (kjer to dopuščajo pravila (so)financerja).

 

4. Zagotavljanje lastne udeležbe

Pred prijavo projekta na razpis je nosilec projekta skupaj s predstojnikom laboratorija dolžan preveriti zahtevano finančno soudeležbo v razpisni dokumentaciji in zanjo zagotoviti sredstva. Najkasneje pred podpisom pogodb, ki jih fakulteta sklene za izvajanje projektov, Raziskovalni sektor preveri, ali je predvidena finančna konstrukcija izvedljiva.

 

4.1 Projekti okvirnih programov evropske skupnosti (FP7)

Lastna udeležba se zagotavlja v skladu z veljavno zakonodajo.

 

4.2 CIP

Lastna udeležba se zagotavlja v skladu z veljavno zakonodajo.

 

4.3 Tempus

Lastna udeležba se zagotavlja v skladu z veljavno zakonodajo.

Kot lastna udeležba se lahko uporabijo :

• sredstva raziskovalnega programa,
• sredstva mladih raziskovalcev, če delajo na projektu,
• tržna sredstva.

 

4.4 Leonardo da Vinci

Lastna udeležba se zagotavlja v skladu z veljavno zakonodajo.

Kot lastna udeležba se lahko uporabijo :

• sredstva raziskovalnega programa,
• sredstva mladih raziskovalcev, če delajo na projektu,
• tržna sredstva.

 

4.5 ESRR (sem sodijo tudi KC)

Lastna udeležba se zagotavlja iz namensko oblikovanih sredstev laboratorija (stroškovnega mesta) iz tržne dejavnosti.

 

4.6 IPA projekti

Lastna udeležba se zagotavlja iz namensko oblikovanih sredstev laboratorija (stroškovnega mesta) iz tržne dejavnosti.

 

5. Veljavnost navodil

Ta navodila pričnejo veljati, ko jih sprejme Upravni odbor UL FE in se uporabljajo od 01.01.2014 dalje.